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Avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée

Field Trip Health and Wellness Ltd. ("Field Trip")

CET AVIS DÉCRIT COMMENT LES INFORMATIONS MÉDICALES VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ AVOIR ACCÈS À CES INFORMATIONS. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT.

Cet avis s'applique à tous les centres Field Trip Health and Wellness Ltd. et aux sous-traitants travaillant dans ces lieux.

I. Obligations légales de l'excursion

Field Trip est tenu par la loi de préserver la confidentialité de vos informations de santé personnelles et de fournir aux individus un avis sur nos obligations légales et nos pratiques de confidentialité concernant les informations de santé personnelles, et de recevoir un consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos informations de santé personnelles.

Nous sommes également tenus par la loi de préserver la confidentialité et la sécurité de vos informations de santé personnelles. Nous vous informerons rapidement en cas de violation de vos informations de santé personnelles non sécurisées qui pourrait avoir compromis la confidentialité ou la sécurité de vos informations de santé personnelles.

Nous respecterons les obligations et les pratiques en matière de protection de la vie privée énoncées dans le présent avis et nous vous en fournirons une copie.

Nous ne partagerons pas vos informations de santé à caractère personnel autres que celles décrites dans le présent document, à moins que vous ne nous indiquiez par écrit que nous pouvons le faire. Si vous nous le dites, vous pouvez changer d'avis à tout moment en nous le faisant savoir par écrit.

Nous devons respecter les pratiques en matière de protection de la vie privée décrites dans le présent avis tant qu'il est en vigueur. Le présent avis prend effet en juillet 2021 et remplace tous les avis antérieurs de ce type. Il restera en vigueur jusqu'à ce que nous le remplacions.

Dans la mesure où la loi le permet, nous nous réservons le droit d'amender ou de modifier nos politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée. Ces modifications de nos politiques et pratiques peuvent être requises par des changements dans les lois et réglementations fédérales, provinciales et/ou territoriales. Nous vous fournirons la dernière version révisée de l'avis pendant les heures d'ouverture lorsque vous vous rendrez au bureau, ou nous pourrons vous l'envoyer par télécopie ou par courrier électronique si vous avez accepté de recevoir des communications électroniques de ce type. Toute modification de nos pratiques en matière de protection de la vie privée s'appliquera à toutes les informations dont nous disposons à votre sujet.

II. Utilisation et divulgation des informations sur la santé

En règle générale, nous utilisons ou partageons vos informations de santé de la manière suivante :

Traitement

Les informations relatives à votre santé peuvent être utilisées par les membres de notre personnel et/ou divulguées à d'autres professionnels de la santé dans le but d'évaluer votre état de santé, de diagnostiquer des conditions médicales et de fournir un traitement. Par exemple, les résultats des tests de laboratoire et des procédures seront disponibles dans votre dossier médical pour tous les professionnels de la santé qui peuvent fournir un traitement ou qui peuvent être consultés par les membres du personnel.

Pour ceux qui participent à la Et au-delà du programmeles informations relatives à votre santé sont partagées avec des thérapeutes contractuels qui fournissent de tels services et vous prodiguent des soins.

Pour ceux qui participent à la Programme coopératif sur la kétamineles informations relatives à votre santé sont communiquées à votre thérapeute.

Facturer et recevoir le paiement des services

Les informations relatives à votre santé peuvent être utilisées pour demander ou obtenir un paiement de la part de votre régime de santé, d'autres sources de couverture d'assurance telles que votre assureur provincial, votre assureur de prestations ou des sociétés de cartes de crédit que vous pouvez utiliser pour payer des services. Par exemple, votre régime d'assurance maladie peut demander et recevoir des informations concernant les dates de service, les services fournis et l'état de santé traité.

Les informations relatives à votre santé peuvent être utilisées pour demander ou obtenir un paiement de la part de votre régime de santé, d'autres sources de couverture d'assurance telles que votre assureur provincial, votre assureur de prestations ou des sociétés de cartes de crédit que vous pouvez utiliser pour payer des services. Par exemple, votre régime d'assurance maladie peut demander et recevoir des informations concernant les dates de service, les services fournis et l'état de santé traité.

Opérations de soins de santé

Les informations relatives à votre santé peuvent être utilisées si nécessaire pour soutenir les activités quotidiennes et la gestion de Field Trip. Cela inclut, sans s'y limiter, la gestion de notre cabinet, l'amélioration de vos soins et la possibilité de vous contacter en cas de besoin. Par exemple, les informations sur les services que vous avez reçus peuvent être utilisées pour soutenir les activités d'évaluation et d'amélioration de la qualité, l'examen des compétences ou des qualifications des professionnels de la santé, l'évaluation des performances des praticiens et des prestataires, l'organisation de programmes de formation, l'accréditation, la certification, l'octroi de licences, les activités d'accréditation, la budgétisation et les rapports financiers, ainsi que d'autres activités d'évaluation et de promotion de la qualité.

Nous sommes également autorisés ou tenus de partager vos informations à d'autres fins, généralement dans l'intérêt du public, comme la santé publique et la recherche. Il se peut que nous devions remplir certaines conditions prévues par la loi avant de pouvoir partager vos informations à ces fins :

À vous, à votre famille et à vos amis

Nous devons vous divulguer les informations relatives à votre santé comme indiqué dans le présent avis. Nous pouvons également divulguer vos informations de santé à un membre de votre famille, à un ami ou à une autre personne dans la mesure où cela est nécessaire pour répondre à vos besoins en matière de soins de santé ou pour le paiement de vos soins de santé, mais uniquement si vous acceptez que nous le fassions. Si vous souhaitez nous autoriser à communiquer ces informations à certaines personnes, veuillez nous le faire savoir en demandant et en remplissant le formulaire nécessaire (disponible sur demande).

Rappels de rendez-vous

Nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations de santé pour vous envoyer des rappels de rendez-vous (tels que des messages vocaux, des SMS, des courriels, des cartes postales ou des lettres), à moins que vous ne nous demandiez de ne pas le faire.

Pour éviter une menace grave pour la santé ou la sécurité

Nous pouvons utiliser ou divulguer des informations médicales vous concernant si cela est nécessaire pour prévenir une menace grave pour votre santé et votre sécurité ou pour la santé et la sécurité du public ou d'une autre personne. Toutefois, toute divulgation ne serait faite qu'à une personne capable d'aider à prévenir la menace.

Respecter la loi

Nous partagerons les informations vous concernant si les lois fédérales, provinciales ou territoriales l'exigent.

Personnel militaire

Si vous êtes membre des forces armées, actives ou de réserve, nous pouvons divulguer des informations médicales vous concernant si les autorités de commandement militaire l'exigent. Nous pouvons également communiquer des informations médicales concernant le personnel militaire étranger à l'autorité militaire étrangère appropriée.

Application de la loi

Vos informations médicales peuvent être divulguées aux autorités chargées de l'application de la loi afin de faciliter les audits et les inspections du gouvernement, les enquêtes des autorités chargées de l'application de la loi et le respect des obligations de déclaration imposées par le gouvernement. Par exemple, nous pouvons divulguer des informations médicales à la demande d'un représentant des forces de l'ordre :

  • En réponse à une ordonnance d'un tribunal, à un mandat de perquisition, à un ordre de production ou à une procédure similaire ;

  • Identifier ou localiser un suspect, un fugitif, un témoin important ou une personne disparue ;

  • sur la victime d'un délit si, dans certaines circonstances limitées, nous ne sommes pas en mesure d'obtenir l'accord de la personne ;

  • A propos d'un décès dont nous pensons qu'il peut être le résultat d'un acte criminel ;

  • sur le comportement criminel au sein de l'établissement ;

  • En cas d'urgence, pour signaler un crime, le lieu du crime ; et

  • Dans des circonstances impérieuses affectant la santé ou la sécurité d'une personne.

Risques pour la santé publique

Nous pouvons divulguer des informations médicales vous concernant pour des activités de santé publique. Ces activités comprennent généralement ce qui suit :

  • Prévenir ou contrôler les maladies, les blessures ou les handicaps ;

  • Pour signaler un cas de maltraitance ou de négligence à l'égard d'un enfant ;

  • Pour signaler des réactions à des médicaments ou des problèmes liés à des produits ;

  • Pour informer les gens des rappels de produits qu'ils pourraient utiliser et pour fournir votre numéro de carte d'assurance maladie et/ou d'autres informations requises aux sociétés d'appareils médicaux et aux organisations similaires réglementées par Santé Canada (par exemple, les sociétés d'approvisionnement en produits biologiques et les banques de donneurs) afin que ces organisations puissent vous localiser si cela s'avérait nécessaire ;

  • Informer une personne susceptible d'avoir été exposée à une maladie ou de présenter un risque de contracter ou de propager une maladie ou un état pathologique ; et

  • pour informer le gouvernement ou les autorités chargées de l'application de la loi si nous pensons qu'un patient a été victime d'abus, de négligence ou de violence domestique. Nous ne procéderons à cette divulgation que si vous y consentez ou si la loi l'exige ou l'autorise.

Travailler avec un médecin légiste ou un entrepreneur de pompes funèbres

Nous pouvons communiquer des informations médicales à un coroner ou à un médecin légiste. Cela peut être nécessaire, par exemple, pour identifier une personne décédée ou déterminer la cause du décès. Nous pouvons également communiquer des informations médicales vous concernant en tant que patient de l'établissement à des entreprises de pompes funèbres, dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.

Indemnisation des travailleurs

Nous pouvons utiliser ou partager des informations médicales vous concernant dans le cadre d'une demande d'indemnisation pour accident du travail.

Répondre aux poursuites et aux actions en justice

Nous pouvons partager des informations médicales vous concernant en réponse à une ordonnance judiciaire ou administrative. Nous pouvons également divulguer des informations médicales vous concernant en réponse à une citation à comparaître, à une demande de découverte ou à toute autre procédure légale émanant d'une autre personne impliquée dans le litige, mais uniquement si des efforts ont été faits pour vous informer de la demande ou pour obtenir une ordonnance protégeant les informations demandées.

Commercialisation des services liés à la santé

Avec votre consentement, nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales pour vous informer sur des prestations ou des services liés à la santé susceptibles de vous intéresser.

Recherche

Nous pouvons utiliser ou partager vos informations pour la recherche en matière de santé, avec votre consentement ou lorsque les conditions spécifiques à la province ou au territoire sont remplies. Tout rapport de ce type sera rendu anonyme.

D'autres utilisations et divulgations requièrent votre autorisation écrite préalable

Toute autre divulgation de vos informations de santé ou leur utilisation à des fins autres que celles énumérées ci-dessus nécessite, dans la plupart des cas, votre autorisation écrite spécifique. Si vous changez d'avis après avoir autorisé l'utilisation ou la divulgation de vos informations, vous pouvez révoquer l'autorisation par écrit. Toutefois, votre décision de révoquer l'autorisation n'affectera pas ou n'annulera pas l'utilisation ou la divulgation d'informations qui a eu lieu avant que vous ne nous informiez de votre décision de révoquer votre autorisation. Si vous révoquez votre autorisation, nous n'utiliserons ni ne divulguerons plus les informations médicales vous concernant pour les raisons couvertes par votre autorisation écrite. Vous comprenez que nous ne pouvons pas revenir sur les divulgations que nous avons déjà effectuées avec votre autorisation, et que nous sommes tenus par la loi de l'État de conserver nos dossiers sur les soins que nous vous fournissons.

Sans votre autorisation, il nous est expressément interdit d'utiliser ou de divulguer vos informations de santé protégées à des fins de marketing lorsqu'une rémunération financière est impliquée ou à des fins de marketing autres que la communication en face à face ou la fourniture de cadeaux promotionnels de valeur nominale. Nous ne pouvons pas vendre vos informations de santé protégées sans votre autorisation. Nous ne pouvons pas utiliser ou divulguer la plupart des notes de psychothérapie contenues dans vos informations de santé protégées sans autorisation. Nous n'utiliserons ni ne divulguerons aucune de vos informations de santé protégées contenant des informations génétiques qui seront utilisées à des fins de souscription.

III. Les droits individuels

Vous disposez de certains droits en vertu de la législation fédérale sur la protection de la vie privée, Loi sur les informations personnelles et les documents électroniqueset les lois provinciales ou territoriales qui ont une législation essentiellement similaire, ou une législation spécifique qui traite des informations personnelles sur la santé. Il s'agit notamment des droits suivants

Demande d'accès à vos informations

Vous pouvez demander à consulter vos dossiers médicaux sous notre contrôle, à quelques exceptions près.

Demander une copie de vos informations

Vous pouvez demander une copie de votre dossier médical et d'autres informations de santé que nous détenons à votre sujet, à quelques exceptions près. Il s'agit généralement des dossiers médicaux et de facturation, mais pas des notes de psychothérapie. Toutes ces demandes doivent être formulées par écrit. Vous pouvez obtenir un formulaire de demande d'accès en utilisant les coordonnées indiquées dans le présent avis.

Vous pouvez nous demander de vous fournir des copies dans un format autre que des photocopies. Nous utiliserons le format que vous avez demandé, sauf si nous ne pouvons pas le faire dans la pratique.

Lorsqu'une copie de votre dossier médical est demandée, nous pouvons imposer des frais raisonnables qui couvrent le coût de l'accès aux documents.

Demandez-nous de corriger vos informations

Vous pouvez nous demander de corriger des informations médicales vous concernant que vous jugez incorrectes ou incomplètes. Cette demande doit être faite par écrit et expliquer pourquoi les informations doivent être modifiées. Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances, auquel cas nous vous fournirons une explication écrite généralement dans les 30 jours (20 au Québec) suivant votre demande, à moins qu'une prolongation n'ait été accordée.

Obtenir une copie de cet avis de confidentialité

Vous pouvez à tout moment demander une copie papier de cet avis de pratiques en matière de protection de la vie privée, même si vous avez accepté de recevoir cet avis par voie électronique. Sur demande, nous vous fournirons rapidement une copie papier.

Choisissez quelqu'un pour agir en votre nom

Si vous avez donné à quelqu'un une procuration médicale ou si quelqu'un est votre tuteur légal, votre mandataire spécial ou est autrement capable d'agir en votre nom, cette personne peut exercer vos droits et faire des choix concernant les informations relatives à votre santé. Nous vérifierons que cette personne dispose de cette autorité et qu'elle peut agir en votre nom avant d'entreprendre toute action.

Déposez une plainte si vous estimez que vos droits ont été violés

Vous pouvez déposer une plainte si vous estimez que nous avons violé vos droits en nous contactant comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, 30 rue Victoria, Gatineau, Québec, K1A 1H3, sans frais : 1-800-282-1376 ou (819) 994-5444, ou auprès du commissaire à la protection de la vie privée de la province ou du territoire concerné. Nous n'exercerons pas de représailles contre vous si vous déposez une plainte.

IV. Droit provincial ou territorial

Certaines provinces ont adopté des lois substantiellement similaires concernant les informations personnelles sur la santé qui prévalent sur certains des termes contenus dans le présent document. Dans la mesure où la loi sur la protection de la vie privée substantiellement similaire impose des exigences plus restrictives que la loi fédérale sur la protection de la vie privée, la loi provinciale l'emporte sur la loi fédérale.

Voici un résumé des circonstances dans lesquelles vos renseignements médicaux peuvent être partagés en vertu des lois provinciales :

V. Colombie-Britannique

Obtenir une liste des personnes avec lesquelles nous avons partagé des informations

Vous pouvez nous demander une liste des personnes et/ou des organisations avec lesquelles nous avons partagé vos informations. Une organisation ne peut pas divulguer les informations, sauf dans des circonstances limitées, notamment si la divulgation risque de menacer la sécurité ou la santé physique ou mentale de la personne qui a fait la demande.

VI. Avis d'enregistrement

Nous tenons un registre des services de soins de santé que nous vous fournissons. Vous pouvez nous demander de consulter et de copier ce dossier. Vous pouvez également nous demander de corriger ce dossier. Nous ne divulguerons pas votre dossier à d'autres personnes, sauf si vous nous demandez de le faire ou si la loi nous autorise ou nous oblige à le faire. Vous pouvez consulter votre dossier ou obtenir plus d'informations à ce sujet dans la rubrique "Plaintes" ci-dessous.

VI. Plaintes

Si vous souhaitez soumettre un commentaire ou une plainte concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ou demander de plus amples informations à ce sujet, vous pouvez le faire en envoyant une lettre décrivant vos préoccupations à l'adresse suivante : Bureau de la protection de la vie privée de Field Trip Health and Wellness, à l'adresse suivante

Visite sur le terrain Bureau de la protection de la vie privée de Santé Canada

30 Duncan Street, Suite 401

Toronto, ON

M5V 2C3

Si vous pensez que vos droits en matière de protection de la vie privée ont été violés, vous devez nous contacter immédiatement. Vous ne serez pas pénalisé ou ne subirez pas de représailles pour avoir déposé une plainte.

VII. Date d'entrée en vigueur

Cet avis entre en vigueur le 1er juillet 2021.